E-Rechnung: keine Panik, bitte!

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) kommt zum Jahreswechsel auch nach Deutschland. Die Bundesrepublik folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedsstaaten. Betroffen von der E-Rechnung sind Unternehmen. Wir erklären Ihnen, was es damit auf sich hat.

Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen einer elektronischen Rechnung (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnung bezeichnet) und einer sonstigen Rechnung unterschieden. Eine E-Rechnung ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen, strukturierten elektronischen Daten-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Und zwar unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.

Übergangsfristen vorgesehen

Bis Ende 2026 beispielsweise dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Erst ab ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Lieferungen und sonstige Leistungen (B2B-Umsätze) einzuhalten.

Wie erfolgt die Zustellung?

Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen beispielsweise

• der Versand per E-Mail,
• die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
• der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
• oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

Wer muss sich nicht der E-Rechnung stellen?

Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht in jedem Fall verpflichtend. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin als “sonstige Rechnungen” übermittelt werden, beispielsweise in Papierform. Dies gilt auch für Fahrausweise. Ebenso sind Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 (Umsatzsteuergesetz) ausgenommen.

(Textquelle: IHK Darmstadt Rhein Main Neckar)

Übrigens; Das Jahr 2025 bringt viele weitere Neuerungen!